Nouveautés BeeMyFlex 2023
Découvrez les nouveautés BeeMyFlex qui ont été développées pour vous en 2023
Il est désormais possible de choisir et changer sa langue dans l'application.
👉 Cliquez en haut à droite sur vos initiales ou votre avatar
👉 Sélectionnez votre profil
👉 Accédez à la rubrique Mes paramètres et changer la langue :
ℹ️ Actuellement les seules langues disponibles sont :
🇫🇷 Français
🇬🇧 Anglais
🇳🇱 Néerlandais
Il est désormais possible de supprimer un enregistrement de votre calendrier.
Par exemple : si vous aviez prévu d'être présent au bureau et que finalement vous avez peut-être un déplacement mais que vous n'en êtes pas sûr, vous pouvez supprimer votre choix dans le calendrier en attendant d'avoir une meilleure visibilité sur votre planning
👉 Dans votre Calendrier ou dans les Prévisions, cliquez sur la date pour laquelle vous souhaitez supprimer l'enregistrement et sélectionnez le pictogramme en forme de corbeille :
✅ Votre enregistrement pour cette date a été supprimé !
📊 Une nouvelle statistique est disponible dans le tableau de bord des taux de présence !
👉 En cliquant sur Indicateurs et en sélectionnant le tableau de bord Taux de présence, vous trouverez dans le menu un nouvel item : Vu agrégée
👉 En cliquant sur ce nouvel item vous pourrez visualiser :
📊 Le taux de présence moyen par jour de semaine sur une période
📊 Le taux de présence moyen par mois sur une période
Jusqu'à maintenant, il était possible de partager un espace de travail ou le rendre privatif.
🔓Lorsque l'espace de travail était privatif, seuls les collaborateurs rattachés par défaut à cet espace pouvaient y accéder.
Désormais, vous pouvez indiquer pour chaque espace qui est autorisé à y accéder !
✨ On en a profité pour refondre l'écran d'administration des Sites et Espaces de travail
👉 Pour y accédez, il vous suffit de cliquer sur vos initiales ou votre avatar en haut à droite
👉 Sélectionnez le nom de votre organisation
👉 Sur l'écran d'Administration, cliquez sur la rubrique Sites et espaces de travail
👉 Pour indiquer qui est autorisé à accéder à un espace de travail, il suffit de choisir le ou les équipe(s) / collaborateur(s) :
ℹ️ Pour un espace libre (autorisé pour tout le monde) il suffit de sélectionner la valeur "tout le monde"
Il est désormais possible de bloquer la saisie prévisionnelle des plannings au delà d'une période.
👉 Pour accédez à ce paramètre, il vous suffit de cliquer sur vos initiales ou votre avatar en haut à droite
👉 Sélectionnez le nom de votre organisation
👉 Sur l'écran d'Administration, cliquez sur la rubrique Configuration
👉 Dans le champ Nombre de jrs futurs modifiables, renseignez le nombre de jours prévisionnels maximum que les utilisateurs peuvent compléter.
🙌 Le LIVE évolue et vous affiche maintenant plus d'informations utiles.
1️⃣ Retrouvez désormais à gauche de l'écran la visibilité de votre équipe et de vos groupes pour la journée (matin et après-midi)
🙌 Le LIVE évolue et vous affiche maintenant plus d'informations utiles.
1️⃣ Retrouvez la visibilité de votre équipe et de vos groupes pour la journée (matin et après-midi)
2️⃣ La nouvelle barre de recherche intelligente vous permet de choisir plus facilement l'équipe, ou le groupe à afficher et offre des filtres supplémentaires.
3️⃣ Vous pouvez également utiliser l'écran de recherche avancée en cliquant sur le bouton des filtres
4️⃣ Retrouvez désormais à droite de l'écran des informations utiles sur votre journée, le lendemain et les autres jours comme :
📍Votre mode de travail
ℹ️ Vos réservations (parking, salle de réunion, véhicule partagé, place au restaurant d'entreprise...)
🗓️ Vos rendez-vous (si vous avez connecté votre compte Outlook ou Google Agenda)
4️⃣ Retrouvez désormais un lien pour afficher des informations utiles sur votre journée, le lendemain et les autres jours comme :
📍Votre mode de travail
ℹ️ Vos réservations (parking, salle de réunion, véhicule partagé, place au restaurant d'entreprise...)
🗓️ Vos rendez-vous (si vous avez connecté votre compte Outlook ou Google Agenda)
✔️ Vous pouvez désormais gérer toutes ressources de vos bureaux dans BeeMyFlex.
Cela permet de :
🅿️ Réserver une place de parking
📍 Réserver une salle de réunion ou une bulle
🚘 Réserver un véhicule de service
💻 Réserver un ordinateur portable ou tout autre équipement
🍽️ Réserver une place au restaurant d'entreprise ou un plateau repas
Et bien d'autres ressources en fonction de vos besoins...
💡 Découvrez ces cas d'usage :
📌 Vous pouvez configurer vos places de parking pour que certains collaborateurs puissent les réserver :
📌 Vous pouvez leur donner le choix entre plusieurs places de parking :
📌 Ou vous pouvez leur donner le choix entre plusieurs ensembles de places de parking :
📌 En quelques clics, l'utilisateur a réservé sa place de parking :
ℹ️ Vous pouvez limiter la réservation de cette ressource pour certains collaborateurs.
ℹ️ Vous pouvez limiter la réservation de cette ressource sur une période minimum et maximum.
ℹ️ Vous pouvez ajouter un destinataire pour qu'il soit informé de chaque nouvelle réservation par mail.
📌 Vous pouvez configurer vos salles de réunion et bulles pour que certains collaborateurs puissent les réserver :
📌 Les collaborateurs peuvent sélectionner une plage horaire pour réserver une salle :
📌 En quelques clics, l'utilisateur a réservé sa salle de réunion :
ℹ️ Vous pouvez limiter la réservation de cette ressource pour certains collaborateurs.
ℹ️ Vous pouvez limiter la réservation de cette ressource sur une période minimum et maximum.
ℹ️ Vous pouvez ajouter un destinataire pour qu'il soit informé de chaque nouvelle réservation par mail.
📌 Vous pouvez configurer vos équipements pour que certains collaborateurs puissent par exemple réserver leur ordinateur portable :
📌 Les collaborateurs peuvent sélectionner un ordinateur portable dans la liste :
📌 En quelques clics, l'utilisateur a réservé son ordinateur portable :
ℹ️ Vous pouvez limiter la réservation de cette ressource pour certains collaborateurs.
ℹ️ Vous pouvez limiter la réservation de cette ressource sur une période minimum et maximum.
ℹ️ Vous pouvez ajouter un destinataire pour qu'il soit informé de chaque nouvelle réservation par mail.
📌 Vous pouvez configurer différentes formules pour que certains collaborateurs puissent réserver leur plateau repas :
📌 Les collaborateurs peuvent sélectionner une des formules :
📌 En quelques clics, l'utilisateur a réservé son plateau repas :
ℹ️ Vous pouvez limiter la réservation de cette ressource pour certains collaborateurs.
ℹ️ Vous pouvez limiter la réservation de cette ressource sur une période minimum et maximum.
ℹ️ Vous pouvez ajouter un destinataire pour qu'il soit informé de chaque nouvelle réservation par mail.
Pour plus d'information sur l'activation et le paramétrage de cette fonctionnalité :
💡 Jusqu'à maintenant une modification de présence dans le calendrier BeeMyFlex n'était pas automatiquement reportée dans le calendrier Outlook ou Google Agenda. Elle créait un autre événement dans Outlook ou Google Agenda et l'utilisateur devait supprimer le précédent événement créé.
✔️ Désormais, vous n'avez plus rien à faire, BeeMyFlex se charge de mettre à jour vos modifications de calendrier dans Outlook et Google Agenda !
ℹ️ Cette fonctionnalité n'est accessible que par un Administrateur.
💡Bonne nouvelle pour les administrateurs, vous n'aurez plus besoin de vous donner des délégations pour agir pour le compte de vos managers et gérer leurs règles.
✔️ Vous avez désormais un écran pour afficher toutes les règles de votre organisation, et vous avez la main pour les modifier !
Pour y accéder :
👉 Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran et cliquez sur le nom de votre organisation.
👉 Dans cette nouvelle page, vous sélectionnez la rubrique Règles.
✅ Vous accédez maintenant à la liste de toutes les règles de votre organisation.
ℹ️ Vous pouvez créer, archiver, modifier toutes les règles.
ℹ️ Cette fonctionnalité n'est accessible que si vous avez connecté votre calendrier Outlook ou Google
💡Jusqu'à maintenant, les correspondances des statuts de votre calendrier avec BeeMyFlex n'étaient pas personnalisables
✔️ Vous pouvez désormais les personnaliser en fonction des statuts de votre calendrier !
Sur Outlook il existe 5 statuts :
- Disponible
- Occupé
- Travaille ailleurs
- Provisoire
- Absent(e) du bureau
Sur Google, il existe 2 statuts :
- Disponible
- Occupé
Nous avons également ajouté une option permettant de "ne pas créer d'événement" dans votre calendrier.
Par exemple : vous ne souhaitez pas avoir le statut "bureau" dans votre calendrier.
Pour accéder à cette personnalisation :
👉 Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran et cliquez sur Mes intégrations.
👉 Cliquez ensuite sur Configurer.
👉 Personnalisez vos statuts
✅ Votre configuration est effective !
⚠️ Le changement de configuration n'est pas rétroactif. Seuls les nouveaux événements créés seront concernés.
ℹ️ Vous pouvez à tout moment changer votre configuration.
💡Bonne nouvelle, la version de BeeMyFlex est désormais accessible.
Pour utiliser BeeMyFlex depuis votre Microsoft Teams :
👉 Sur votre Microsoft Teams, cliquez sur Rechercher et renseignez le mot clef BeeMyFlex.
👉 Cliquez ensuite sur Ajouter.
✅ BeeMyFlex apparait maintenant dans la liste de vos onglets à gauche.
ℹ️ Les fonctionnalités accessibles sur Microsoft Teams sont les suivantes :
- Live
- Calendrier
- Prévisions
ℹ️ Un Administrateur de la suite Microsoft peut ajouter l'application BeeMyFlex à tous les utilisateurs du domaine (se reporter au centre d'aide Microsoft)
💡 Vous avez besoin de vérifier vos rendez-vous dans votre agenda Outlook ou Google avant de renseigner votre planning de présence BeeMyFlex ?
✔️ Désormais, vous pouvez directement afficher vos rendez-vous Outlook et Google dans BeeMyFlex !
Il vous suffit de vous rendre dans votre Calendrier :
👉 Cliquez sur un jour à renseigner
👉 Cliquez sur la mention "Vous avez X rendez-vous prévus dans votre agenda".
✅ Vos rendez-vous s'affichent !
👉 Je remarque par exemple ici qu'une réunion d'équipe est prévue le matin sur Teams, donc je peux être en télétravail.
👉 En revanche, l'après-midi, j'ai réservé une salle de réunion pour travailler avec le groupe de travail sur l'appel d'offre, donc je sais que je dois déclarer aller au bureau !
💡Vous voulez informer des collaborateurs pour qu'ils viennent vous retrouver au bureau ?
✔️Vous pouvez désormais les inviter à vous rejoindre
Pour les inviter :
👉 Cliquez sur les Prévisions.
👉 Cliquez sur la date pour laquelle vous souhaitez les inviter à venir
👉 Sélectionnez la période concernée (journée, matin, ou après-midi), renseignez un commentaire et cliquez sur le bouton Envoyer
📌 Vous pouvez ajouter d'autres destinataires.
✅ Vos collaborateurs ont reçu votre invitation !
ℹ️ Vous collaborateurs peuvent accepter votre invitation. Dans ce cas, vous pourrez directement vérifier leur présence en affichant les Prévisions
💡 Vous avez besoin d'enregistrer vos lieux de travail favoris pour facilement les sélectionner ?
✔️ Vous pouvez désormais les enregistrer à partir de votre calendrier.
Pour y accéder :
👉 Cliquez sur votre Calendrier.
👉 Sélectionnez le un jour et indiquez le statut Bureau.
👉 Cliquez sur le lieu de travail déjà renseigné.
✅ Vous pouvez enregistrer vos lieux de travail favoris en cliquant sur l'étoile à droite.
ℹ️ La liste des lieux de travail s'affiche avec une meilleure visibilité.
📌 Par défaut, le système affiche en premier dans la liste vos lieux de travail favoris par ordre d'ajout du plus au moins récent.
📌 Quand vous sélectionnez le statut Bureau, le système renseigne automatiquement le plus récent lieu de travail favori dans lequel il reste de la place.
📌 Les lieux de travail favoris sont prioritaires par rapport au lieu de travail de rattachement.
💡 Vous avez besoin de réserver une place près des collaborateurs de votre équipe ou de vos groupes ?
✔️ Vous pouvez désormais savoir qui sont les collaborateurs de votre équipe ou de vos groupes présents dans chaque lieu de travail.
Pour y accéder :
👉 Cliquez sur votre Calendrier.
👉 Sélectionnez le un jour et indiquez le statut Bureau.
👉 Cliquez par exemple sur le " i " à droite du lieu de travail renseigné, ou accédez à la liste des lieux de travail.
✅ Vous pouvez maintenant savoir qui a réservé sa place dans cette zone parmi les collaborateurs de votre équipe et vos groupes.
💡 Jusqu'à maintenant vous pouviez facilement recopier une journée type de votre calendrier pour d'autres jours cibles.
✔️ Désormais, vous pouvez recopier une semaine type de votre calendrier pour les semaines cibles à venir !
Il vous suffit de vous rendre dans votre Calendrier :
👉 Cliquer sur le bouton Copier.
👉 Sélectionner Semaine.
ℹ️ Le bouton indique que vous pouvez copier une semaine.
👉 Sélectionnez n'importe quel jour de la semaine que vous souhaitez recopier.
👉 Sélectionnez n'importe quel jour de la semaine cible pour coller la semaine type.
👉 Vous pouvez répéter l'opération autant de fois que vous le souhaitez.
✅ Vous n'avez plus aucune excuse pour ne plus compléter votre calendrier à l'avance 😄
ℹ️ Informations complémentaires :
🔹 Le lieu de travail est systématiquement recopié.
🔹 Si ce lieu de travail est complet un jour cible, le système vous informe et ignore la recopie de ce jour.
🔹 Une dérogation ne peut jamais être recopiée, il sera nécessaire de renseigner le jour cible unitairement.
🔹 Si un jour recopié déclenche une règle sur le jour cible, il sera nécessaire de renseigner le jour cible unitairement.
🔹 Vous ne pouvez pas recopier une semaine entièrement vide.
🔹 Seuls les jours complétés d'une semaine sont recopiés. Les jours non renseignés sont ignorés...
ℹ️ Cette fonctionnalité n'est accessible que par un Administrateur ou un Manager.
💡Vous avez besoin de savoir qui est présent dans chaque bureau aujourd'hui ?
✔️Vous pouvez désormais afficher les collaborateurs qui sont présents sur un site ou dans un espace de travail un jour donné.
Pour y accéder :
👉 Cliquez sur les Indicateurs.
👉 Sélectionnez le tableau de bord Taux d'occupation.
👉 Sélectionnez ensuite un site ou un espace de travail.
✅ Vous savez maintenant qui est présent au bureau.
ℹ️ Vous pouvez à partir de cet écran sélectionner directement un autre site ou un autre espace de travail en utilisant les filtres.
ℹ️ Vous pouvez également à partir de cet écran choisir une autre date que la date du jour.
ℹ️ Cette fonctionnalité n'est accessible que par un Administrateur.
💡Bonne nouvelle pour les administrateurs, vous n'aurez plus besoin de vous donner des délégations pour agir pour le compte de vos managers et gérer leur équipe.
✔️ Vous avez désormais un écran pour afficher toutes les équipes de votre organisation, et vous avez la main pour les modifier !
Pour y accéder :
👉 Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran et cliquez sur le nom de votre organisation.
👉 Dans cette nouvelle page, vous sélectionnez la rubrique Equipes.
✅ Vous accédez maintenant à la liste de toutes les équipes de votre organisation.
ℹ️ Vous pouvez créer, archiver, modifier toutes les équipes.
💡 Il est désormais possible d'activer l'intégration automatique avec votre SIRH BAMBOO HR.
✔️ Cette intégration permet de synchroniser automatiquement les données ci-dessous :
1️⃣ Création, modification, archivage des utilisateurs.
2️⃣ Mise à jour des managers et de leurs équipes.
3️⃣ Import automatique des absences.
👉 Vous êtes intéressé et vous souhaitez plus d'information ? Contactez-nous !
ℹ️ Cette fonctionnalité n'est accessible que par un Administrateur ou un Manager.
💡 Votre politique de gestion du télétravail évolue et vous avez besoin de fixer des limites par an ?
👉 C'est le cas par exemple des frontaliers qui doivent se soumettre à la règlementation fiscale.
👉 C'est aussi le cas lorsque vous souhaitez limiter le télétravail dans une autre résidence que celui du domicile du salarié.
✔️ Vous pouvez désormais configurer un Quota de jours en télétravail par année.
Pour y accéder :
👉 Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran et cliquez sur Mes règles.
👉 Cliquez maintenant sur le bouton Créer et sélectionnez le type de règle Quota de jours en télétravail par année.
👉 Renseignez ensuite le nombre de jours dans le champs Valeur.
👉 Sélectionnez les destinataires concernés.
👉 Choisissez le contrôle avec ou sans dérogation.
👉 Préciser la condition pour laquelle cette règle s'applique (facultatif).
ℹ️ Pour en savoir plus sur les conditions 👉 Paramètres avancés - Champs personnalisés.
✅ Votre règle est maintenant effective !
ℹ️ Cette fonctionnalité n'est accessible que par un Administrateur ou un Manager.
💡 Vous cherchez à optimiser l'affluence au bureau.
✔️ Vous pouvez désormais configurer un Quota de jours au bureau par année.
Pour y accéder :
👉 Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran et cliquez sur Mes règles.
👉 Cliquez maintenant sur le bouton Créer et sélectionnez le type de règle Quota de jours au bureau par année.
👉 Renseignez ensuite le nombre de jours dans le champs Valeur.
👉 Sélectionnez les destinataires concernés.
👉 Choisissez le contrôle avec ou sans dérogation.
👉 Préciser la condition pour laquelle cette règle s'applique (facultatif).
ℹ️ Pour en savoir plus sur les conditions 👉 Paramètres avancés - Champs personnalisés.
✅ Votre règle est maintenant effective !
ℹ️ Cette fonctionnalité n'est accessible que par un Administrateur ou un Manager.
✔️ Vous pouvez désormais ne pas autoriser les demi-journées en télétravail.
Pour y accéder :
👉 Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran et cliquez sur Mes règles.
👉 Cliquez maintenant sur le bouton Créer et sélectionnez le type de règle Demi-journée en télétravail non autorisée.
👉 Sélectionnez les destinataires concernés.
👉 Choisissez le contrôle avec ou sans dérogation.
✅ Votre règle est maintenant effective !
💡 Nous continuons à enrichir le menu des indicateurs afin de vous apporter un maximum de données exploitables.
✔️ Nous avons mis au point un nouveau tableau de bord qui vous permettra d'obtenir un rapport détaillé des présences.
Pour y accéder :
👉 Cliquez sur les Indicateurs.
👉 Sélectionnez le tableau de bord Rapport détaillé des présences.
1️⃣ Description des filtres :
🔹La date (choix unique),
🔹Le statut (choix multiple),
▪️Aucun (présence non renseignée),
▪️Télétravail,
▪️Bureau (possibilité de choisir un ou plusieurs sites et un ou plusieurs espaces de travail),
▪️Déplacement,
▪️Absent.
2️⃣ Données affichées avec possibilité de trier sur chaque colonne :
🔹Nom du collaborateur (tri par défaut),
🔹Prénom du collaborateur,
🔹Titre du collaborateur,
🔹Équipe du collaborateur,
🔹Manager du collaborateur,
🔹Présence du matin,
🔹Présence de l'après-midi,
🔹Site (lorsqu'il est présent au bureau),
🔹Espace de travail (lorsqu'il est présent au bureau).
Vous pouvez désormais créer des champs personnalisés pour chaque statut de présence.
Cela permet de :
🏠 Préciser le lieu de télétravail
📆 Choisir un jour fixe ou variable de télétravail
💼 Préciser le nom du client lors d'un déplacement
✈️ Indiquer la nature d'un déplacement
🫥 Choisir un motif d'absence
🚇 Indiquer son moyen de transport quand on se déplace au bureau
🕦 Renseigner son heure de début et de fin au bureau
Et bien d'autres en fonction de vos besoins...
💡 Découvrez ces cas d'usage :
📌 Vous pouvez créer une liste pour connaître le lieu de télétravail :
📌 Et ajouter des règles sur chaque valeur.
Par exemple : limiter le télétravail dans une Autre résidence à 30 jours par an
📌 Vous pouvez créer une liste pour gérer le type de télétravail (jour fixe ou flottant)
📌 Et ajoutez des règles sur chaque valeur
Par exemple : Autoriser 2 jours de télétravail fixe dans la semaine et 2 jours de télétravail flottant par mois
📌 Vous pourriez créer une liste de clients chez qui vos collaborateurs se déplacent régulièrement :
📌 Vous pourriez créer une liste de natures de déplacement :
📌 Vous pourriez créer une liste de motifs d'absence :
📌 Vous pourriez créer une liste pour que vos collaborateurs indique leur moyen de transport quand ils se déplacent au bureau :
📌 Vous pourriez créer 2 champs pour que vos collaborateurs renseigne l'heure de début et l'heure de fin de leur activité :
ℹ️ Toutes ses données sont exportées dans les rapports de présence
Pour plus d'information sur le paramétrage de cette fonctionnalité :