Centre d'aide
Toute notre aide à votre disposition pour utiliser BeeMyFlex
🔷 Les basiques de BeeMyFlex
Bonjour, et bienvenue. Nous allons vous montrer comment utiliser les fonctionnalités de BeeMyFlex.
1️⃣ Le Live
Une fois authentifié, BeeMyFlex vous permet de voir instantanément le statut des autres collaborateurs grâce au Live.
📌 Pour savoir où se trouve le bureau d'un collaborateur, en passant le curseur de la souris sur son emplacement, une fenêtre s’affiche automatiquement avec les différentes informations.
📌 Vous pouvez créer des Groupes personnalisés, par exemple si vous travaillez avec plusieurs collaborateurs sur un même sujet ou projet.
Cela vous permet de restreindre l’affichage et de voir facilement le statut de présence des collaborateurs de ce groupe.
2️⃣ La barre de navigation
En haut sur la version web, et en bas sur la version mobile, se trouve la barre de navigation. Elle vous permet d’accéder aux différentes fonctionnalités.
En haut à droite, vous retrouvez votre Centre de notifications, ainsi que l’accès à votre Profil.
Un badge de couleur vous indique votre type de présence :
3️⃣ Votre calendrier
Pour renseigner votre statut de présence, il suffit de se rendre sur votre Calendrier BeeMyFlex.
👉 Pour compléter votre calendrier, il suffit de sélectionner une date, et indiquer votre présence le matin, l’après-midi, ou toute la journée.
Si par exemple je suis en télétravail le jeudi 7 avril matin, je sélectionne le statut Télétravail caractérisé par le code couleur vert.
Si l’après-midi je suis présent sur site, je sélectionne le statut Bureau caractérisé par le code couleur bleu.
📌 Comme il reste une place dans mon Lieu de travail par défaut, ce dernier est automatiquement proposé.
📌 Dans le cas où il n’y aurait plus de place, ou bien que je souhaiterais travailler avec un de mes Groupes qui n’est pas sur le même Lieu de travail, je peux en sélectionner un autre dans la liste.
✅ Une fois enregistré, mon Calendrier se met à jour avec les codes couleurs correspondants.
Pour compléter votre calendrier plus rapidement :
📌 Si la journée du jeudi 7 avril est une journée type qui intervient fréquemment, je peux copier cette date et l’appliquer à d’autres dates de mon calendrier.
📌 Je peux recopier une semaine type et l'appliquer à d'autres semaines de mon calendrier.
📌 Je peux également compléter mon calendrier en sélectionnant plusieurs dates, et appliquer le même statut pour toutes ces dates.
📌 Je peux même sélectionner toute une période, et appliquer le même statut pour toutes ces dates.
Application des règles sur le télétravail et la présence au bureau :
Les règles sur le télétravail s’appliquent automatiquement en fonction de mon avenant.
Si par exemple je suis autorisé à être en télétravail 2 jours par semaine, et que je ne peux pas être en télétravail les lundis matin et vendredis après-midi, si je déclare être en télétravail vendredi prochain, un message m’avertis et me rappelle les règles de mon avenant.
👉 J’ai la possibilité de déroger en motivant ma décision avec un commentaire qui sera automatiquement transmis à mon manager.
4️⃣ Le planning prévisionnel des autres collaborateurs
Sur BeeMyFlex, il est également possible d’avoir accès au planning des autres collaborateurs, ou de mes Groupes de travail personnalisés.
👉 Vous y accédez en cliquant sur Prévisions :
5️⃣ Mon profil utilisateur
Enfin, je peux à tout moment accéder aux informations de mon Profil et éventuellement avertir mon administrateur si l’une des données ne sont pas correctes.
Bonjour et bienvenue. Nous allons voir ensemble, en quelques secondes comment modifier vos informations personnelles dans BeeMyFlex.
Pour y accéder :
👉 Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran et sélectionnez Mon Profil.
Vous retrouverez dans chaque rubrique vos informations regroupées. Certaines ne sont modifiables que par votre administrateur.
📌 La rubrique Identité regroupe vos informations personnelles.
📌 La rubrique Rôles et Appartenances, quant à elle, regroupe vos informations au sein de votre organisation.
📌 La rubrique Paramètres vous permet de mieux coordonner votre organisation.
📌 Enfin, la rubrique Délégations vous permet de faire bénéficier à un de vos collaborateurs des droits de manager sur une durée choisie.
Bonjour, et bienvenue. Nous allons voir ensemble en quelques secondes comment créer un Groupe dans BeeMyFlex.
▶️ Les Groupes vous permettent d’afficher le Live et les Prévisions des collaborateurs appartenant à des équipes transverses avec qui vous travaillez sur un sujet ou un projet.
Pour y accéder :
👉 Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran et sélectionnez Mes groupes.
👉 Sur la nouvelle page, cliquez sur Créer en haut à gauche de votre écran.
👉 Vous pouvez maintenant donner un Nom à votre groupe, et ajouter une Illustration, si vous le souhaitez.
👉 Après avoir cliqué sur Enregistrer, il ne vous reste plus qu’à ajouter les collaborateurs de votre groupe en cliquant sur Aucun collaborateur rattaché.
👉 Vous pouvez enfin sélectionner les collaborateurs à ajouter en cliquant sur le bouton à droite de leur nom.
✅ Votre groupe est maintenant créé, et vous pourrez toujours le modifier plus tard.
Bonjour, et bienvenue. Nous allons voir ensemble en quelques secondes comment créer une Règle dans BeeMyFlex.
ℹ️ Cette fonctionnalité n’est accessible que par un Manager ou un Administrateur.
Pour y accéder :
👉 Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran et sélectionnez Mes Règles.
👉 Cliquez sur Créer en haut à gauche de votre écran.
1️⃣ Vous pouvez tout d’abord donner un Nom à votre règle.
2️⃣ Sélectionnez le Type de règle que vous souhaitez configurer.
3️⃣ Renseignez la Valeur à appliquer.
4️⃣ Choisissez un ou plusieurs Destinataires concernés.
⬇️ Une règle qui s’applique à Tout le monde a la priorité la plus basse.
⬇️ Une règle qui s’applique à une Équipe est prioritaire à celle qui s’applique à Tout le monde.
⬇️ Une règle qui s’applique à un Collaborateur est prioritaire à celle qui s’applique à son Équipe.
📌 Si vous souhaitez que vos collaborateurs puissent déroger, sélectionnez Avec dérogation.
📌 Si vous souhaitez que la règle soit bloquante, alors sélectionnez Sans dérogation.
📌 Si vous souhaitez que la règle s'applique uniquement à une condition, sélectionnez la valeur concernée.
✅ À l’enregistrement, la règle s’applique immédiatement.
Bonjour, et bienvenue. Nous allons voir ensemble en quelques secondes comment créer son Équipe et rattacher ses collaborateurs dans BeeMyFlex.
ℹ️ Cette fonctionnalité n’est accessible que par un Manager ou un Administrateur.
Pour y accéder :
👉 Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran et sélectionnez Mes équipes.
👉 Sur la nouvelle page cliquez sur Créer en haut à gauche de votre écran.
👉 Vous pouvez maintenant donner un Nom à votre équipe, et ajouter une Illustration, si vous le souhaitez.
👉 Après avoir cliqué sur Enregistrer, il ne vous reste plus qu’à ajouter les collaborateurs de votre équipe en cliquant sur Aucun collaborateur rattaché.
⚠️ Si vous ne trouvez pas certains de vos collaborateurs, cliquez sur le filtre en haut à droite de la barre de recherche, puis sélectionnez Tout afficher - vous verrez alors tous les collaborateurs et leur équipe de rattachement.
Si un de vos collaborateurs est rattaché à une autre équipe, vous pouvez le signaler au manager de cette équipe ou à votre administrateur pour qu’il fasse le nécessaire.
Une fois que vous avez rattaché les collaborateurs à votre équipe :
1️⃣ Vous pouvez créer des Règles et les appliquer à votre équipe.
2️⃣ Vous accédez aux informations de votre équipe dans le Live, les Prévisions et les Indicateurs.
Bonjour, et bienvenue. Nous allons voir ensemble en quelques secondes comment donner Délégation en cas d’absence dans BeeMyFlex.
ℹ️ Cette fonctionnalité est utile pour un Manager ou un Administrateur.
Pour y accéder :
👉 Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l’écran et sélectionnez Mon profil.
👉Sur cette nouvelle page, vous sélectionnez la rubrique Délégations puis vous cliquez sur le bouton Ajouter une délégation.
👉Vous pouvez maintenant choisir le collaborateur à qui vous donnez délégation, puis vous pouvez renseigner une période si vous le souhaitez.
⚠️ N’oubliez pas de cliquer sur le bouton enregistrer en bas de votre profil pour que ce soit pris en compte.
📌 Pendant cette période de délégation, le délégué pourra agir en tant que vous en cliquant sur sa photo ou ses initiales en haut à droite de l’écran, et en sélectionnant votre nom.
📌 Il sera également destinataire de toutes vos notifications.
Pour connecter votre calendrier Outlook Office 365 :
👉 Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran et sélectionnez Mes Intégrations.
👉 Cliquez sur Connexion à droite du logo Office 365.
👉 Authentifiez-vous avec votre compte Microsoft et acceptez les conditions requises.
👉 Autorisez l'application à accéder à vos informations.
✅ Votre calendrier Outlook Office 365 est maintenant connecté à votre calendrier BeeMyFlex
📌 Lorsque vous indiquez dans BeeMyFlex que vous êtes en télétravail un jour, un rendez-vous est automatiquement créé dans votre calendrier Outlook Office 365 :
Ce rendez-vous est automatiquement crée dans Outlook Office 365.
📌 Même fonctionnement quand vous indiquez être en déplacement, au bureau ou absent un jour.
📌 Lorsque vous indiquez dans BeeMyFlex que vous êtes en télétravail une demi-journée, un rendez-vous à la demi-journée est automatiquement créé dans votre calendrier Outlook Office 365. Par exemple si la demi-journée concerne le matin :
📌 Vous pouvez personnaliser Les statuts de Outlook Office 365 avec ceux de BeeMyFlex en cliquant sur Configurer.
ℹ️ Sur Outlook il existe 5 statuts :
- Disponible
- Occupé
- Travaille ailleurs
- Provisoire
- Absent(e) du bureau
ℹ️ Vous pouvez également choisir de ne pas créer d'événement dans Outlook Office 365 pour un statut donné.
📌 Vous pouvez à tout moment supprimer la connexion de votre calendrier Outlook Office 365 de votre calendrier BeeMyFlex en cliquant sur Mes intégrations dans le menu principal.
Pour connecter votre calendrier Google Agenda :
👉 Cliquez sur votre photo de profil, ou vos initiales en haut à droite de l'écran et sélectionnez Mes Intégrations.
👉 Cliquez sur Connexion à droite du logo Google Agenda.
👉 Authentifiez-vous avec votre compte Google et acceptez les conditions requises.
👉 Acceptez à un accès supplémentaire à votre compte Google.
✅ Votre calendrier Google Agenda est maintenant connecté à votre calendrier BeeMyFlex
📌 Lorsque vous indiquez dans BeeMyFlex que vous êtes en télétravail un jour, un rendez-vous est automatiquement créé dans votre calendrier Google Agenda :
📌 Même fonctionnement quand vous indiquez être en déplacement ou absent un jour.
📌 Lorsque vous indiquez dans BeeMyFlex que vous êtes en télétravail une demi-journée, un rendez-vous à la demi-journée est automatiquement créé dans votre calendrier Google Agenda. Par exemple si la demi-journée concerne le matin :
📌 Vous pouvez personnaliser Les statuts de Google Agenda avec ceux de BeeMyFlex en cliquant sur Configurer.
ℹ️ Sur Google Agenda il existe 2 statuts :
- Disponible
- Occupé
ℹ️ Vous pouvez également choisir de ne pas créer d'événement dans Google Agenda pour un statut donné.
📌 Vous pouvez à tout moment supprimer la connexion de votre calendrier Google Agenda de votre calendrier BeeMyFlex en cliquant sur Mes intégrations dans le menu principal.
Pour utiliser BeeMyFlex depuis votre Microsoft Teams :
👉 Sur votre Microsoft Teams, cliquez sur Rechercher et renseignez le mot clef BeeMyFlex.
👉 Cliquez ensuite sur Ajouter.
✅ BeeMyFlex apparait maintenant dans la liste de vos onglets à gauche.
ℹ️ Les fonctionnalités accessibles sur Microsoft Teams sont les suivantes :
Live
Calendrier
Prévisions
ℹ️ Un Administrateur de la suite Microsoft peut ajouter l'application BeeMyFlex à tous les utilisateurs du domaine (se reporter au centre d'aide Microsoft)
