Centre d'aide
Toute notre aide à votre disposition pour utiliser BeeMyFlex
🔷 FAQ
🏁 Vous venez de recevoir une invitation par email pour rejoindre BeeMyFlex.
En cliquant sur le bouton bleu Join BeeMyFlex, vous allez être redirigé vers l'écran de première connexion :
⚠️ Pour les organisations utilisant un système d'authentification par SSO, il n'est pas possible de définir un mot de passe. Le système vous reconnaîtra automatiquement.
Si votre organisation n'utilise pas de système d'authentification par SSO, vous pouvez maintenant définir votre mot de passe et cliquez sur Continuer.
ℹ️ Votre mot de passe doit respecter les normes de sécurité standards :
Vous accédez alors pour la première fois à votre Profil :
Il vous suffit donc de renseigner au moins votre Prénom et votre Nom et de cliquer sur Enregistrer.
✅ Vous pouvez maintenant accéder à toutes les fonctionnalités de BeeMyFlex !
Aucun problème ! Pas besoin de chercher dans vos spams.
Il vous suffit de cliquer sur le lien suivant : Accès à BeeMyFlex
Vous allez être redirigé sur l'écran suivant :
Cliquez maintenant sur Inscription.
Renseignez votre adresse email telle qu'elle a été créée dans BeeMyFlex (👉 vérifiez ce point avec votre administrateur) et cliquez sur Continuer.
Vous pouvez maintenant définir votre mot de passe et cliquez sur Continuer.
ℹ️ Votre mot de passe doit respecter les normes de sécurité standards :
🚨 Si vous être dirigé sur l'écran ci-dessous, vous n'avez pas réussi à rejoindre votre organisation 🚨
Pas de panique ! On vous explique pourquoi et comment !
1️⃣ Vous avez peut-être mal renseigné votre adresse email (login). On se trompe souvent avec les extensions.
2️⃣ Votre compte n'a peut-être pas été encore créé par votre administrateur.
👉 Tout d'abord cliquez sur le lien suivant : Se déconnecter
👉 Contacter votre administrateur pour vous assurer que votre compte a bien été créé avec la bonne adresse email.
👉 Essayez à nouveau en cliquant sur le lien suivant : Accès à BeeMyFlex
✅ Si tout va bien, vous accédez alors pour la première fois à votre Profil :
Il vous suffit donc de renseigner au moins votre Prénom et votre Nom et de cliquer sur Enregistrer.
✅ Vous pouvez maintenant accéder à toutes les fonctionnalités de BeeMyFlex !
⚠️ Pour les organisations utilisant un système d'authentification par SSO, merci de contacter votre administrateur.
Si votre organisation n'utilise pas de système d'authentification par SSO, voici ci-dessous la méthode à suivre :
Pour changer son mot de passe, il suffit de se déconnecter de l'application, puis sur le nouvel écran, renseignez votre adresse email (login) et cliquer sur Continuer.
Sur ce nouvel écran, cliquez sur le lien Mot de passe oublié ? puis sur Continuer.
⚠️ Vérifiez bien votre adresse email, et cliquer sur Continuer.
Vous recevrez alors un email avec un lien pour définir votre nouveau mot de passe.
ℹ️ Votre mot de passe doit respecter les normes de sécurité standards :
⚠️ Pour les organisations utilisant un système d'authentification par SSO, merci de contacter votre administrateur.
Si votre organisation n'utilise pas de système d'authentification par SSO, lorsque vous vous authentifiez avec votre login et votre mot de passe, si le message suivant s'affiche :
1️⃣ Vérifiez la syntaxe de votre adresse email (login) notamment son extension (on confond souvent le . com et les autres extensions).
2️⃣ Cliquez sur le lien Mot de passe oublié ?
3️⃣ Si vous ne recevez pas d'email pour réinitialiser votre mot de passe, il est probable que votre compte n'ait pas été créé. Dans ce cas, contactez votre administrateur.
Lorsque vous vous authentifiez, un message s'affiche pour vous informer que votre compte a été archivé ?
👉 Prévenez votre administrateur pour qu'il puisse réactiver votre compte.
Votre organisation a mis en place une authentification par SSO (Single Sign On).
Lorsque vous renseignez votre adresse email, le système vous dirige directement sur l'annuaire de votre organisation afin de valider votre authentification et vous dirigez sur l'application.
🚨 Si vous renseignez votre adresse email et que vous êtes dirigé vers l'écran suivant 🚨
1️⃣ Vérifiez la syntaxe de votre adresse email (login) notamment son extension (on confond souvent le . com et les autres extensions).
2️⃣ Si vous êtes certain de la syntaxe de votre adresse email (login) et vous êtes bloqué sur cet écran, contacter votre administrateur.
Il n'est actuellement pas possible de modifier l'adresse email de votre compte qui est utilisé comme login à l'application.
Il y a 2 options :
1️⃣ Vous pouvez conserver votre adresse email si vous êtes certain de continuer à recevoir des mails sur cette adresse.
2️⃣ Vous pouvez demander à votre administrateur d'archiver votre compte et de créer un compte avec votre nouvelle adresse email. ⚠️ Vous ne pourrez pas garder l'historique de votre calendrier.
1️⃣ Les groupes
Un groupe vous permet d’afficher le Live et les Prévisions des collaborateurs appartenant à des équipes transverses avec qui vous travaillez sur un sujet ou un projet.
Tout le monde peut créer des groupes personnalisés. Ces groupes ne sont pas publiques et ne sont pas partagés.
Par exemple si vous travaillez sur un appel d'offre avec des collaborateurs d'équipes transverses, vous pouvez créer le groupe "Appel d'offre A" et associer les collaborateurs concernés.
ℹ️ Si votre organisation a restreint l'accès au Live et aux Prévisions pour que vous ne puissiez accéder qu'à votre équipe, la fonctionnalité de gestion de groupe est alors désactivée (Mise à jour 15/05/2023 : cette restriction n'existe plus)
2️⃣ Les équipes
La notion d'équipe permet de matérialiser la structure de votre organisation dans l'application.
👉 L'Administrateur peut créer des équipes, définir le Manager et rattacher des collaborateurs à chaque équipe (Mise à jour le 15/05/23 - Gestion des équipes par l'Administrateur)
👉 Le Manager peut créer des équipes et rattacher ses collaborateurs à ses équipes.
Une équipe vous permet d’afficher le Live et les Prévisions des collaborateurs de votre équipe.
Pour un Manager :
▶️ Il a accès aux Indicateurs de son équipe.
▶️ Il peut appliquer des Règles à son équipe.
▶️ Quand vous accédez au Live ou aux Prévisions, tous les collaborateurs de l'organisation s'affichent et le sélecteur indique Mon organisation.
▶️ Si vous cliquez sur le sélecteur, vous ne pouvez sélectionner que Mon organisation et les Groupes que vous avez créés.
👉 Accédez à votre profil en cliquant sur votre photo ou vos initiales en haut à droite de l'écran et vérifiez dans la rubrique Rôles et Appartenance si vous êtes rattaché à une Équipe et à un Manager.
Si ces 2 informations ne sont pas renseignées et qu'il est indiqué Equipe et Manager, contactez votre manager et/ou votre administrateur.
Ils seront en mesure de vous rattacher à votre équipe.
Si vous ne trouvez pas certains de vos collaborateurs quand vous sélectionnez votre Équipe dans le Live ou dans les Prévisions, il est possible qu'ils ne soient pas rattachés à votre équipe ou que leur compte n'ait pas été créé (ou ait été archivé).
Dans ce cas vous pouvez prévenir votre manager et/ou votre administrateur.
Si les collaborateurs qui s'affichent dans le Live ou les Prévisions ne sont pas dans votre Équipe et que le nom de l'équipe dans le sélecteur en haut à droite n'est pas le vôtre, vous êtes probablement rattaché à une autre équipe que la vôtre.
Dans ce cas prévenez votre manager et/ou votre administrateur.
Lorsque vous déclarez dans votre Calendrier le statut Bureau, votre Site et Espace de travail par défaut sont automatiquement renseignés dans le champ Lieu de travail.
Il y a 3 raisons pour lesquelles votre Site et Espace de travail ne sont pas automatiquement renseignés :
1️⃣ Votre Site et Espace de travail par défaut sont complets ce jour là.
Vous pouvez le vérifier en affichant la liste des lieux de travail, votre Site et Espace de travail apparaissent en gris avec la mention 0 place restante.
Dans ce cas, vous pouvez changer de statut ou sélectionner un autre Lieu de travail.
2️⃣ Vous n'êtes pas rattaché à un Site et un Espace de travail.
👉 Pour le vérifier, accédez à votre Profil en cliquant sur votre photo ou vos initiales en haut à droite de l'écran et vérifiez dans la rubrique Rôles et Appartenance si vous êtes rattaché à un Site et à un Espace de travail.
Si ces 2 informations ne sont pas renseignées et qu'il est indiqué Site et Espace de travail, contactez votre administrateur.
Il sera en mesure de vous rattacher à un Site et à un Espace de travail par défaut.
3️⃣ Votre organisation est en flex office et aucun collaborateur n'est rattaché à un Site et Espace de travail par défaut.
Lorsque vous voulez déclarer dans votre Calendrier le statut Télétravail, et qu'il n'apparaît pas :
Votre organisation ne vous autorise pas à être en télétravail
👉 Pour le vérifier, accédez à votre Profil en cliquant sur votre photo ou vos initiales en haut à droite de l'écran et vérifiez dans la rubrique Paramètres si Télétravail autorisé est activé
Si le curseur est sur la gauche comme ci-dessous vous n'êtes pas autorisé à être en télétravail
En cas d'erreur, contactez votre administrateur
Lorsque vous déclarez dans votre Calendrier le statut Bureau, votre Site et Espace de travail par défaut ne sont pas correctement renseignés dans le champ Lieu de travail.
Dans ce cas, contactez votre administrateur pour qu'il vous rattache au site et à l'espace de travail concernés.
Vous sélectionnez plusieurs jours de votre Calendrier et vous souhaitez déclarer le statut Bureau pour tous ces jours. Votre Site et Espace de travail par défaut ne sont pas automatiquement renseignés dans le champ Lieu de travail.
Il y a 3 raisons possibles :
1️⃣ Votre Espace de travail par défaut est déjà complet un des jours sélectionnés.
Vous pouvez aisément le vérifier dans la liste des Lieux de travail. C'est le cas si votre Espace de travail par défaut apparaît grisé avec la mention 0 place restante.
2️⃣ Vous n'êtes pas rattaché à un Site et un Espace de travail par défaut.
Vous pouvez vous renseigner auprès de votre administrateur.
3️⃣ Votre organisation est en flex office et aucun collaborateur n'est rattaché à un Site et Espace de travail par défaut.
Lorsque vous déclarez dans votre Calendrier le statut Bureau, vous ne trouvez pas dans le champ Lieu de travail le Site et Espace de travail dans lequel vous souhaitez être.
Il y a 3 raisons possibles :
1️⃣ Cet Espace de travail n'a pas encore été créé.
👉 Renseignez-vous auprès de votre administrateur.
2️⃣ Cet Espace de travail a été archivé.
👉 Renseignez-vous auprès de votre administrateur.
3️⃣ Cet Espace de travail est un espace privatif ou sensible qui ne peut pas être partagé avec d'autres collaborateurs.
👉 Si vous êtes un des collaborateurs autorisés à être dans cet Espace de travail, contactez votre administrateur pour qu'il vous y rattache par défaut.
Vous déclarez un mode de travail dans votre calendrier et un message s'affiche pour vous informer que ce n'est pas conforme aux règles de votre manager.
Vous ne pouvez pas déroger ?
Il existe 2 raisons possibles :
1️⃣ Vous avez sélectionnez plusieurs jours à la fois
Vous devez sélectionnez chaque jour de manière unitaire pour déroger.
Pour comprendre ce comportement de l'application, il faut se pencher sur l'exemple ci-dessous :
🤔 Si je suis autorisé à être en télétravail 2 jours par semaine et que je sélectionne 3 jours la même semaine pour déclarer être en télétravail. L'application a besoin de savoir lequel des 3 jours vous dérogez pour prévenir votre manager ! Il est donc indispensable de déclarer votre mode de travail de manière unitaire dans ce cas de figure.
2️⃣ Une des règles qui s'est déclenchée ne peut pas faire l'objet d'une dérogation.
La règle qui ne peut pas faire l'objet d'une dérogation est préfixée par un pictogramme creux :
Dans ce cas, vous n'êtes pas autorisé à déroger cette règle.
Si vous pensez toutefois que vous êtes autorisé à déroger à cette règle, contactez votre administrateur.
Vous avez été trop rapide et vous avez renseignez à une date, un mode de travail que vous voulez effacez ?
Vous n'avez pas besoin de l'effacez ! Vous le modifiez tout simplement en cliquant sur la date concernée.
Et si vous êtes pas sûr de votre mode de travail ce jour là, on ne vous en voudra pas ! Vous pouvez modifier votre calendrier le jour même.
Si vous travaillez à temps partiel (4/5, mi-temps etc....), il est nécessaire d'en informer votre administrateur.
Pour connaître vos jours ouvrés :
👉 Cliquez sur votre profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran, puis sélectionnez Mon profil.
👉 Accédez à la rubrique Paramètres.
Ici par exemple vos jours ouvrés sont le lundi, mardi, jeudi et vendredi.
ℹ️ Les jours grisés ne sont pas ouverts par votre organisation. Si vous travaillez un des jours grisés, contactez votre administrateur.
Votre calendrier prend en compte vos jours ouvrés dans votre Calendrier.
La rectification des jours antérieurs à la date du jour n'est pas possible.
Seul votre manager ou votre administrateur peut le faire.
Dans ce cas, n'hésitez pas à les contacter !
Vous ne trouvez pas vos équipes dans le sélecteur du Live et des Prévisions ?
Assurez-vous d'abord de bien les avoir créées !
👉 Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran.
👉 Sélectionnez Mes équipes.
👉 Si vous n'avez pas encore créé d'équipe, vous pouvez le faire vous même en cliquant sur le bouton Créer.
ℹ️ On vous a même concocté un tutoriel pour vous expliquer comment créer vos équipes : Créer son équipe
Un peu de patience on vous répond bientôt...
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