Centre d'aide
Toute notre aide à votre disposition pour utiliser BeeMyFlex
🔷 Administration de BeeMyFlex
Pour accéder aux paramètres de l'organisation, assurez-vous de bien avoir le rôle Administrateur.
👉 Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran et sélectionnez le nom de votre organisation.
✅ Vous accédez au module d'administration de votre organisation.
ℹ️ Pour savoir si vous avez le rôle Administrateur, vérifiez dans votre profil votre rôle dans la rubrique Rôles et Appartenance.
ℹ️ Cette fonctionnalité n’est accessible que par un Administrateur.
Pour y accéder :
👉 Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran et cliquez sur le nom de votre organisation.
👉 Dans cette nouvelle page, vous sélectionnez la rubrique Configuration.
Sur cet écran, vous pouvez définir les paramètres de configuration pour votre organisation.
1️⃣ Jours ouvrés :
Vous sélectionnez les jours ouvrés de votre organisation
2️⃣ Nombre de jours antérieurs modifiables :
Vous pouvez définir un nombre de jours antérieurs pour lesquels il est encore possible de modifier les calendriers.
En fonction de la valeur renseignée :
📌 Les collaborateurs peuvent alors modifier leurs plannings dans le passé.
📌 Les managers peuvent alors modifier les plannings des collaborateurs de leurs équipes dans le passé
3️⃣ Délai de prévenance (en jrs) :
Vous définissez un délai en nombre de jours pour lesquels les managers ne peuvent plus modifier le planning de leurs collaborateurs.
4️⃣ Délai de relance (en jrs) :
Les collaborateurs qui n’auront pas complété leur planning des prochains jours (nombre de jours que vous définissez) recevront un rappel de notification automatique.
5️⃣ Message pour contacter votre support :
Vous pouvez personnaliser un message qui s’affiche dans le profil des utilisateurs (par exemple : "Dans le cas où une de vos informations n’est pas correcte, cliquez ici et signalez le à votre administrateur"). Un lien permet aux utilisateurs d'accéder au formulaire du support client.
ℹ️ Cette fonctionnalité n’est accessible que par un Administrateur.
Pour y accéder :
👉 Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran et cliquez sur le nom de votre organisation.
👉 Dans cette nouvelle page, vous sélectionnez la rubrique Sites et espaces de travail.
1️⃣ Pour créer un Site, cliquez sur le bouton Nouveau site en haut à gauche de l’écran.
👉 Vous pouvez maintenant donner un nom à votre site, ainsi qu’ajouter une illustration.
👉 Si vous avez mis en place un Service de réservation de parking et que votre site est concerné, vous pouvez activer le paramètre Parking disponible.
✅ Votre Site est maintenant créé.
ℹ️ Un Site est un regroupement d’espaces de travail.
👉 Pour ajouter vos espaces de travail, il suffit de cliquer sur le bouton Nouvel espace de travail.
2️⃣ Pour créer un Espace de travail, cliquez sur le bouton Nouvel espace de travail à droite dans le détail de votre Site.
👉 Vous pouvez maintenant donner un nom à votre espace de travail, et ajouter une illustration si vous le souhaitez. ℹ️ Cette illustration s’affichera dans le Live et les Prévisions des collaborateurs qui sont au bureau.
👉 La Capacité correspond au nombre de places dans cet espace.
👉 Vous pouvez ajouter une Description.
👉 Indiquez la liste des équipes ou des collaborateurs qui peuvent avoir accès à cet espace. Sinon choisissez "Tout le monde" pour donner un accès libre à cet espace.
👉 Si cet espace est accessible aux personnes à mobilité réduite, vous pouvez activer le paramètre Accessible pour les personnes à mobilité réduite. Le sigle sera alors visible lorsqu’un collaborateur choisira son espace de travail.
✅ Votre Espace de travail est maintenant créé.
👉 Vous pouvez le rattacher par défaut à certains collaborateurs. Il suffit d'accéder au profil de l'utilisateur concerné, puis de cliquer dans la rubrique Rôle et appartenance.
Bonjour, et bienvenue. Nous allons voir ensemble en quelques secondes comment ajouter de nouveaux utilisateurs dans BeeMyFlex.
ℹ️ Cette fonctionnalité n’est accessible que par un Administrateur.
Pour y accéder :
👉 Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran et cliquez sur le nom de votre organisation.
👉 Dans cette nouvelle page, vous sélectionnez la rubrique Utilisateurs et vous accéderez à la liste de tous les utilisateurs de votre organisation.
👉 Enfin, pour en ajouter, il vous suffit de cliquer sur le bouton Créer puis vous renseignez leurs adresses email dans le champ correspondant.
✅ Vos collaborateurs recevront alors une invitation pour rejoindre BeeMyFlex.
⚠️ Pour les organisations utilisant le système d'authentification par SSO (Single Sign On), assurez-vous bien que l'adresse email de chaque collaborateur, correspond bien à son adresse email dans l'annuaire interne
ℹ️ Pour les organisations utilisant une intégration SIRH avec BeeMyFlex, les utilisateurs sont automatiquement créés, archivés et mise à jour directement par le système. Vous pouvez néanmoins ajouter des externes manuellement en suivant la méthode ci-dessus.
ℹ️ Cette fonctionnalité n'est accessible que par un Administrateur.
💡Bonne nouvelle pour les administrateurs, vous n'aurez plus besoin de vous donner des délégations pour agir pour le compte de vos managers et gérer leur équipe.
✔️ Vous avez désormais un écran pour afficher toutes les équipes de votre organisation, et vous avez la main pour les modifier !
Pour y accéder :
👉 Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran et cliquez sur le nom de votre organisation.
👉 Dans cette nouvelle page, vous sélectionnez la rubrique Equipes.
✅ Vous accédez maintenant à la liste de toutes les équipes de votre organisation.
ℹ️ Vous pouvez créer, archiver, modifier toutes les équipes.
ℹ️ Cette fonctionnalité n'est accessible que par un Administrateur.
💡Bonne nouvelle pour les administrateurs, vous n'aurez plus besoin de vous donner des délégations pour agir pour le compte de vos managers et gérer leurs règles.
✔️ Vous avez désormais un écran pour afficher toutes les règles de votre organisation, et vous avez la main pour les modifier !
Pour y accéder :
👉 Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran et cliquez sur le nom de votre organisation.
👉 Dans cette nouvelle page, vous sélectionnez la rubrique Règles.
✅ Vous accédez maintenant à la liste de toutes les règles de votre organisation.
ℹ️ Vous pouvez créer, archiver, modifier toutes les règles.
Les services permettent d’intégrer vos autres applications du quotidien telles que:
👉 Votre application pour réserver les salles de réunions
👉 Votre application pour réserver les places de parking
👉 Votre application pour réserver des espaces de coworking
👉 Votre application pour planifier vos voyages d’affaire
👉 Votre application pour réserver vos hébergements
Et bien d’autres encore...
Pour plus d’informations, contactez-nous
ℹ️ Cette fonctionnalité n’est accessible que par un administrateur.
Dans cette rubrique, vous pouvez créer des champs personnalisés pour chaque statut de présence
Pour y accéder:
👉 Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran et cliquez sur le nom de votre organisation.
👉 Sur le nouvel écran, sélectionnez la rubrique paramètres avancés en bas de la page.
ℹ️ Les paramètres des champs personnalisés se situent dans la rubrique Champs personnalisés.
ℹ️ Cette fonctionnalité n’est accessible que par un administrateur.
Dans cette rubrique, vous pouvez renseigner les adresses mail des contacts responsables de votre organisation.
Pour y accéder:
👉 Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran et cliquez sur le nom de votre organisation.
👉 Sur le nouvel écran, cliquez sur les paramètres avancés en bas de la page.
👉 Sélectionnez la rubrique Contacts.
1️⃣ Activez la fonctionnalité.
Il y a plusieurs types de contacts :
2️⃣ Contact(s) administratif(s): vos responsables que l’équipe BeeMyFlex peut solliciter
3️⃣ Contact(s) de facturation: vos responsables qui recevront les factures de votre abonnement BeeMyFlex.
4️⃣ Contact(s) d’assistance: vos responsables qui recevront les demandes d'assistance de vos utilisateurs, et qui les traiteront.
5️⃣ Contact(s) d’import: vos responsables techniques qui recevront les rapport d’exécution des connecteurs BeeMyFlex que vous aurez mis en place.
✅ Enregistrez votre paramétrage.
Vous pouvez renseigner un texte pour informer vos utilisateurs du traitement de leurs données personnelles conformément à la règlementation.
Voici un exemple :
Votre organisation requiert votre consentement pour enregistrer vos données personnelles et les traiter de manière sécurisée. Aucune information ne sera revendue ou transmise à des tiers, sauf pour l'exécution technique des services annexes.
Conformément à la réglementation nationale et européenne, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification et de suppression que vous pouvez exercer en contactant
rgpd@votre-organisation.com.
ℹ️ Ce texte s’affiche à la première connexion d’un utilisateur.
✅ Son consentement est automatiquement enregistré.
ℹ️ Cette fonctionnalité n’est accessible que par un administrateur.
Pour y accéder:
👉 Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran et cliquez sur le nom de votre organisation.
👉 Sur le nouvel écran, cliquez sur les paramètres avancés en bas de la page.
👉 Sélectionnez la rubrique Consentement des utilisateurs.
1️⃣ Activez la fonctionnalité.
2️⃣ Renseignez le texte du consentement.
3️⃣ Renseignez le texte de validation.
✅ Enregistrez votre paramétrage.
Vous pouvez activer et paramétrer une indemnité forfaitaire du télétravail.
ℹ️ Dans les Indicateurs un tableau de bord affiche mois par mois l'indemnité à verser pour chaque collaborateur
ℹ️ Cette fonctionnalité n’est accessible que par un administrateur.
Pour y accéder :
👉 Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran et cliquez sur le nom de votre organisation.
👉 Sur le nouvel écran, cliquez sur les paramètres avancés en bas de la page.
👉 Sélectionnez la rubrique Montant de l'indemnité du télétravail.
1️⃣ Activez la fonctionnalité.
2️⃣ Sélectionnez une devise.
3️⃣ Renseignez une valeur.
✅ Enregistrez votre paramétrage.
Vous pouvez activer un export quotidien automatique afin de recevoir par mail un fichier csv contenant toutes les dérogations déclarées dans les 24 dernières heures.
ℹ️ Cette fonctionnalité n’est accessible que par un administrateur.
Pour y accéder:
👉 Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran et cliquez sur le nom de votre organisation.
👉 Sur le nouvel écran, cliquez sur les paramètres avancés en bas de la page.
👉 Sélectionnez la rubrique Export quotidien des dérogations.
👉 Renseignez les adresses mails des destinataires qui recevront l'export quotidien.
✅ Enregistrez votre paramétrage.
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